Täältä tullaan pilvi: 5 askelta pilvipalveluiden tehokkaaseen hyödyntämiseen

Toiminnan tehostaminen. Nopea käyttöönotto. Joustavuus. Liiketoiminnan tarpeiden mukainen ICT-palvelu pilvestä. Kuulostaako tutulta? Pilvi-evankelistat maalailevat taivaalle poutapilviä ja lupaavat yhden hyvän ja kaksi kaunista. Skeptikot puolestaan näkevät ukkospilviä joista iskee tietoturvariski poikineen. Koska pilvet ovat tulleet IT-taivaalle jäädäkseen on parasta ottaa säätiedotus avuksi ja varautua tulevaan. Vaiheittainen eteneminen on tässäkin tapauksessa turvallisempi menettelytapa kuin hyppy tuntemattomaan. Se auttaa pitämään jalat maan pinnalla ja pään pilvissä.

Pilvipalvelut osana yrityksen IT järjestelmiä (lähde Gartner 2012)

1. Linjaa IT-strategia yrityksen strategian kanssa

Pilvipalveluiden käyttöönotto on strateginen valinta. Mutta mitä ottaa huomioon kun suunnittelee liiketoimintaa tukevia ICT-ratkaisuja? Onko suunnittelun lähtökohtana entisten järjestelmien toiminnallisuuksien kopiointi vai uskalletaanko oikeasti ajatella liiketoiminnan tarpeita? Jättää pois turhat toiminnallisuudet ja linjata palvelut liiketoiminnan tarpeiden perusteella? Kuulostaako pelottavalta? Sitä se onkin. Pelkistäminen ja asioiden poisjättäminen on huomattavasti vaikeampaa kuin niiden lisääminen. Mutta juuri siitä strategiassa on kyse: Valinnasta tehdä ja jättää tekemättä. Ole rohkea. Katso prosesseja tietojärjestelmiä liiketoimintakriittisesti, pelkistä ja karsi päällekkäisyydet. Jos et tiedä mistä aloittaa kysy käyttäjiltä.

2. Löydä mahdollisuudet

Pilvipalveluiden mahdollisuuksien evaluoinnin yhteydessä kannattaa ottaa kantaa myös yrityksen mobiilistrategiaan – tai monessa tapauksessa luoda se, sillä Marketvision mukaan vain 20 %:lla suomalaisista yrityksistä on mobiilistrategia. Pilvipalveluista saadaan suurimmat tehot irti kun niitä tarkastellaan nimenomaan liikkuvien työntekijöiden näkökulmasta ja integroidaan liikkuvan työn johtamiseen. Joustava tiedostojen jako, erilaisten päätelaitteiden ja sovellusten saumaton yhteistyö on toteutettavissa liiketoiminnan tarpeiden mukaisten pilvisovellusten ja monikanavaisen viestinnän keinoin. Niistä on kustannussäästöt ja liiketoiminnan tehokkuus tehty. Bonuksena yritys saa liudan tyytyväisiä työntekijöitä joiden (työ)elämä on tasapainossa.

3. Arvio riskit

Pilvipalveluiden hyötyjen kääntöpuolella ovat esimerkiksi tietoturvaan liittyvät haasteet. Nämä eivät kuitenkaan ole todellisia esteitä pilvipalveluiden käytölle, esimerkiksi Rovion tietohallintojohtaja Kalle Alppi uskoo että oikein toteutettuna pilvi on usein turvallisempi kuin oma järjestelmä. Monelle yritykselle ja erityisesti julkishallinnon organisaatioille on myös tärkeää tietää missä data on. Pilveen liittyvät tietoturvariskit voidaan eliminoida samoilla keinoilla kuin muihinkin järjestelmiin liittyvät riskit: huolehtimalla siitä, että tietoturvapolitiikka ja käyttäjien ohjeistus ovat ajan tasalla.

4. Projektoi muutto

Tosielämän muutto on mahdollisuus heittää pois nurkkiin ja kaapin perälle kerääntynyt roina. Myös pilvimuutto on mahdollisuus päästä irti vanhentuneista toimintatavoista ja ennen kaikkea vanhentuneesta datasta. Siinäkin hyvin suunniteltu on puoliksi tehty. Onnistunut muutto pilveen sisältääkin suunnitteluvaiheen, varsinaisen migraation, dokumentoinnin ja käyttäjien koulutuksen – kuten mikä tahansa järjestelmäprojekti. Pilvitoimittajan kannalta olennaista on siis asiakkaan ymmärrys ja korkea liiketoiminta-, prosessi- ja teknologiaosaaminen. Siinä järjestyksessä.

5. Integroi järjestelmät

Harva yritys harppaa kertaheitolla pilveen, joten pilvipalvelujen hyötyjen realisointi vaatii usein integrointia on-premise järjestelmiin. Veikkaankin, että tulevina vuosina integrointi nousee arvoon arvaamattomaan kun yritykset ottavat käyttöön erilaisia SaaS -palveluita. Myös integraatioissa yrityksen liiketoiminnan ja prosessien ymmärrys takaavat parhaan lopputuloksen. Todellisia hyötyjä erilaisista pilvipalveluista saadaan kun ne integroidaan avainprosesseihin ja järjestelmiin.

Meillä Appelsiinilaisilla on jalat maassa ja pää pilvessä. Meidän mielestämme pilvipalveluiden potentiaali saadaan hyödynnettyä parhaiten linkittämällä pilvi osaksi liiketoiminta- ja IT-strategiaa, pelkistämällä liiketoimintaprosesseja ja löytämään mahdollisuudet tehostamiseen sekä arvioimalla riskejä realistisesti. Asiantuntijamme ja sovelluskehittäjämme osaavat auttaa suunnittelemaan ja toteuttamaan muuton pilveen ja integroimaan erilaiset järjestelmät. Ei siis kannata jäädä odottamaan, vaan edetä systemaattisesti kohti ympäristöä, jossa turvallisuus, kustannustehokkuus ja joustavuus toteutuvat samanaikaisesti. Täältä tullaan pilvi!

Sari Kola-Nyström

Jaa tämä artikkeli:

Jaa Facebookissa Jaa Twitterissä Jaa Google+:ssa Jaa Pintrestissä Jaa LinkedIn:issä
Julkaistu kohteessa Teknologiat, Trendit ja innovaatiot, Yleinen