Outlook: missä se viesti on?

Selaan Saapuneita, mutta viestiä ei löydy. Muutan lajittelujärjestystä päivämäärän, lähettäjän tai jonkun muun kentän mukaan, mutta ei löydy sittenkään… Katson muutamasta muusta kansiosta, mutta ei tulosta. Kuulostaako tutulta? Oletko samaan tapaan tuskaillut kun viestiä ei löydy vaikka se on varmasti tallessa?

Tämän viikon vinkissä kerron keinot, joilla löydät varmasti etsimäsi. Sillä ei ole väliä, käytätkö kansiointia vai et. Riittää kun viesti on jossain postilaatikossasi. Viesti voi olla poistettukin, kunhan Poistetut-kansiota ei ole vielä tyhjennetty.

Outlook hakee kaikkialta ja nopeasti

Outlook indeksoi kaiken sisällön ja siten haku on erittäin nopea. Outlook osaa myös etsiä perustietojen (lähettäjä, vastaanottaja, otsikko) lisäksi viestin vartalosta / sisällöstä. Outlook hakee myös Office-liitetiedostojen sisältä (Word, Excel, PowerPoint), mutta esim. pdf-tiedoston sisältä hakeminen vaatii ao. iFilterin asentamisen. Mikäli käytössä on Adoben tuotteita, pdf iFilter on luultavasti asennettuna ja siten haku myös pdf-liitetiedostojen sisältä onnistuu.

Haku-toiminnon käyttö

Riippumatta siitä, miten olet kansioinut (tai et ollenkaan) Outlookin viestejä, löydät ne nopeasti Haku-toiminnolla seuraavasti:

Aloita Haku

  • Siirry Saapuneet (Inbox)-kansioon.
  • Napsauta hiirellä Haku-laatikkoon (viestien yläpuolella). Tai paina Ctrl+E.

  • Huomaa, että Nauhaan ilmestyy Hae-välilehti, jossa on hakuun liittyvät työkalut.

Valitse haun laajuus

  • Haku hakee oletuksena aktiivisesta kansiosta ja siksi yleensä lähden liikkeelle Saapuneista. Hae-välilehdeltä voit muuttaa haun laajuutta seuraavilla valinnoilla:

  • Valitse laajuudeksi Alikansiot jos haluat hakea Saapuneista ja kaikista sen alikansioista.
  • Valitse laajuudeksi Nykyinen postilaatikko, jos haluat hakea kaikista postilaatikon viestikansioista.
  • Kaikki postilaatikot –valinnalla voit hakea samaan aikaan useammasta postilaatikosta, mikäli olet niitä perustanut ja haluat tehdä todella laajan haun.
  • Valitse Kaikki Outlook-kohteet, jos haluat hakea kaikkia Outlookin tietotyyppejä kuten viestejä, kalenterimerkintöjä, henkilöitä ja tehtäviä.
  • Oletuksena Outlook ei hae Poistetut-kansiosta, mutta voit muuttaa asetuksia kohdasta: Hae-välilehti, Hakutyökalut, Etsintäasetukset, Hae myös datatiedostojen Poistetut-kansioiden viesteistä…

Käynnistä haku

  • Kirjoita hakusana ja paina Enter. Huomaa, että Outlook hakee myös heti kirjoittamisen aikana.
  • Outlook näyttää tulokset välittömästi alla.
  • Pääset takaisin Saapuneet-näkymään painamalla Esc-näppäintä.

Haun tarkentaminen

Voit tarkentaa hakua Hae-välilehden valinnoilla esim. seuraavasti:

  • Lähettäjä-painike: syöttää hakukenttään from:-tekstin, jonka perään voit lisätä lähettäjän nimen. Outlook hakee kaikki kyseisen henkilön lähettämät viestit.
  • Aihe-painike: syöttää kenttään subject:- tekstin, jonka perään voit lisätä aiheen nimen. Outlook hakee kaikki viestit, joiden aihekentässä esiintyy mainittu teksti.
  • Liitteitä-painike: syöttää kenttään hasattachments:yes:- tekstin, joka oletuksena hakee liitteitä sisältäviä viestejä. Jos vaihdat ”yes”-tekstin tilalle ”no”, Outlook näyttää viestit, joissa ei esiinny liitteitä.
  • Tällä viikolla –painike: syöttää kenttään received:this week –tekstin, joka näyttää tällä viikolla saapuneet viestit. Huomaa, että painikkeesta avautuu lista, josta voit valita myös muita ajanjaksoja.

Voit valita myös useita hakuehtoja samaan aikaan. Tässä oma hakutulokseni tältä viikolta, jossa haen liitteitä sisältäviä viestejä. Huomaa, että haun laajuus on koko postilaatikko (2 Gt). Haku kesti sekunnin tai kaksi.

Pääset takaisin normaalinäkymään kun painat Esc-näppäintä kerran tai kaksi.

Pitäisikö viestit kansioida?

Alussa mainitsin, että haun kannalta ei ole juurikaan väliä, käyttääkö kansiointia vai ei. Ja näin onkin, Outlook osaa hakea tehokkaasti yhdestä tai useammasta kansiosta käyttäjän valintojen mukaan.

Kysymykseen siitä, pitäisikö kansioita käyttää, ei ole yhtä oikeaa vastausta. Kysymys on pitkälti työskentelytavoista ja siitä, miten itse kukin haluaa viestejään hallita. Toiset pitävät kaikki viestit Saapuneissa ja toiset luottavat organisointiin alikansioiden avulla (esim. kansio per projekti).

Outlookin näkökulmasta ei ole väliä, käyttääkö kansioita vai ei. Kansioilla tai ilman viestit pysyvät tallessa ja ovat tavalla tai toisella löydettävissä. Itse en käytä alikansioita (paitsi yhtä) vaan siirrän käsitellyt viestit Arkisto-kansioon. Viestit pidän Saapuneissa niin kauan kuin asia on auki. Jos on todennäköistä, että en tarvitse ao. viestiä myöhemmin, poistan sen.

Tämän vinkkiartikkelin jatko-osassa kerron Haku-kansioiden käytöstä, joiden avulla voit löytää viestit vieläkin helpommin ja nopeammin.

– Timo

Jaa tämä artikkeli:

Jaa Facebookissa Jaa Twitterissä Jaa Google+:ssa Jaa Pintrestissä Jaa LinkedIn:issä
Julkaistu kohteessa Aktiivikäyttäjät, OldBlog, Outlook, Viikon Vinkki, Vinkit Merkitty: , ,

Kommentoi

Sähköpostiosoitettasi ei julkaista. Pakolliset kentät on merkitty *

*

Time limit is exhausted. Please reload CAPTCHA.

You may use these HTML tags and attributes: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>