Excel: valitse/maalaa viisaasti

Onko Excel vakio-työkalusi, jopa yksi tärkeimmistä? Jos näin on, niin luultavasti olet valinnut tai maalannut eri kokoisia alueita vaikka kuinka paljon. Yksittäisiä soluja sieltä täältä, kokonaisia sarakkeita ja rivejä, isoja taulukoita jne.

Tarpeita on monia ja maalattavaa paljon, mutta voisiko sen tehdä helpommin ja nopeammin? Excelissä on pitkään ollut hyviä (ja helppokäyttöisiä) tapoja/ominaisuuksia hyvin erilaisten alueiden maalaamiseen. Käyn seuraavassa läpi tyypillisiä tilanteita ja kerron parhaat tavat tehdä fiksuja valintoja.

Tiesitkö muuten, että Excelin taulukkoon mahtuu yli miljoona riviä? Ja että näitä miljoonan rivin taulukoita voi olla yhdessä työkirjassa rajattomasti? Exceliin mahtuu nykyään myös sarakkeita yli 16 000, joten todella isojen taulukoiden rakentaminen Exceliin on mahdollista. Siten kunnon valinta-/maalaustekniikat ovat välillä enemmän kuin tarpeen.

Valitse useita soluja / solualueita

Jos moneen kohtaan (solu / solualue) pitää tehdä sama muutos, voit tehdä monivalinnan ja siten säästää aikaa.

  • Valitse ensimmäinen solu.
  • Pidä Ctrl-näppäin pohjassa ja valitse hiirellä muut solut / solualueet.
  • Huomaa, että viimeisin valinta ei näy harmaana vaikka onkin joukossa mukana. Voit vapaasti valita yksittäisiä soluja ja solualueita sekä kokonaisia rivejä ja sarakkeita. Muista vain pitää koko ajan Ctrl-näppäin pohjassa.

Valinnan jälkeen voit käsitellä soluja normaaliin tapaan kuten valita solutyylin, muuttaa solumuotoilua (Ctrl+1), määrittää ehdollisen muotoilun, luoda kaavion tai määrittää tiedon kelpoisuuden tarkistamisen.

Vinkki: tiesitkö, että koko valitulle alueelle voi kirjoittaa nopeasti painamalla Enterin sijasta Ctrl+Enter? Valittu alue voi olla yhtenäinen alue tai koostua useasta erillisestä alueesta.

Valitse koko rivi tai sarake

Kokonaisen rivin tai sarakkeen valitseminen on helppoa; napsautat vain saraketunnusta (esim. D) tai rivitunnusta (esim. 10). Excel valitsee koko sarakkeen tai rivin. Huomaa, että valinta on todella koko sarakkeen tai rivin pituinen; sarakkeessa kaikki 1 048 576 solua ja rivillä kaikki 16 384 solua.

Entä, jos haluatkin valita taulukon sisällä koko rivin tai sarakkeen? Toimi seuraavasti:

  • Vie hiiren osoitin ao. taulukon sarakkeen yläreunaan (alla olevassa kuvassa Helmi-solun yläreuna). Hiiren osoitin muuttuu alaspäin osoittavaksi nuoleksi.
  • Napsauta hiirellä kerran. Excel valitsee taulukon sarakkeen.

Sama pätee myös riveihin. Tällä tekniikalla pystyt nopeasti valitsemaan isonkin taulukon kokonaisia rivejä/sarakkeita.

Valitse koko taulukko

Joskus on tarpeen valita koko taulukko. Jos se on pieni, homma hoituu kätevästi hiirellä. Jos taulukko onkin suuri, jopa satoja tai tuhansia rivejä, tarvitaan parempi tapa. Excelissä on ollut aivan ensimmäisistä versioista saakka erittäin kätevä näppäinyhdistelmä koko taulukon valitsemiseen: Ctrl+Shift+välilyönti.

Toimi seuraavasti:

  • Valitse jokin solu taulukon sisältä.
  • Paina Ctrl+Shift+välilyönti.

Excel valitsee salamannopeasti koko taulukon, riippumatta siitä, miten suuri se on. Kun lähtötilanteessa yksi solu on valittu taulukon sisältä, Excel pystyy sen avulla päättelemään taulukon mitat. Älä hämäänny siitä, että taulukon valittuaan Excel näyttää sen solun valkotaustaisena, josta lähdit liikkeelle; sekin on mukana valinnassa.

Tämän vinkkiartikkelin jatko-osassa siirryn astetta vaativampiin tekniikkoihin. Kerron mm., miten isosta alueesta voi käden käänteessä valita tyhjät solut, kaavoja sisältävät tai kaavavirheitä sisältävät solut. Nämä kaikki ovat tärkeitä työkaluja kun saa uuden työkirjan muokattavaksi, selvittää virhetilanteita tai haluaa korostaa tiettyjä soluja nopeasti.

Kannattaa siis pysyä kanavalla.

– Timo

Jaa tämä artikkeli:

Jaa Facebookissa Jaa Twitterissä Jaa Google+:ssa Jaa Pintrestissä Jaa LinkedIn:issä
Julkaistu kohteessa Aktiivikäyttäjät, Excel, OldBlog, Viikon Vinkki, Vinkit Merkitty: , ,

Kommentoi

Sähköpostiosoitettasi ei julkaista. Pakolliset kentät on merkitty *

*

Time limit is exhausted. Please reload CAPTCHA.

You may use these HTML tags and attributes: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>