Outlook: ota Hakukansiot käyttöön

Tämän vinkin 1-osassa käsittelin Outlookin hakuominaisuuksia ja niiden hyödyntämistä viestien löytämiseksi.

Tässä vinkissä kerron, miten Hakukansioiden avulla voit löytää erityyppiset viestit vieläkin nopeammin. Lisäksi annan muutamia käytännön esimerkkejä hakukansioiden arkisesta hyötykäytöstä.

Hakukansiot löytyvät Outlookin viestinäkymän vasemmasta reunasta. Alla olevassa kuvassa olen valinnut Liitteitä-hakukansion, joka näyttää kaikki liitteitä sisältävät viestit koko postilaatikosta (toinen kuva alla).

Hakukansion idea ja toiminta

Hakukansio on virtuaalinen kansio, joka näyttää ehdot täyttävät viestit. Ehtojen avulla voi määrittää, että hakukansio näyttää esim. lukemattoman postin, liputetut viestit, projektiin liittyvät viestit, tärkeäksi merkityt viestit tai tämän viikon viestit.

Hakuehtoja on runsaasti ja niiden määrittäminen sujuu helposti. Vaativia/monipuolisia hakuja varten on oma Lisäasetukset-välilehti, jossa voi tarvittaessa tehdä hakuja minkä viestiominaisuuden perusteella tahansa.

Hakukansio on siinä mielessä virtuaalinen, että viestit vain näkyvät Hakukansiossa; oikeasti ne sijaitsevat niissä kansioissa, joihin olet ne aikoinaan laittanut.

Hakukansiota luodessa voi helposti valita, mistä kaikista kansioista viestejä haetaan. Voit valita hakukohteeksi minkä tahansa kansion alikansioineen tai vaikka koko postilaatikon.

Hakukansion luominen valmiin hakuehdon perusteella

Tässä luomme hakukansion, joka näyttää valitun henkilön kanssa käydyn kirjeenvaihdon.

  • Siirry sähköpostinäkymään. Huomaa, että vasemman reunan navigaatiopaneelissa on Hakukansiot-kohta.
  • Napsauta hiiren oikealla Hakukansiot-tekstiä ja valitse Uusi hakukansio.
  • Valitse Tietyille henkilöille lähetetty ja heiltä saatu posti.
  • Napsauta Valitse-painiketta, jolloin pääset valitsemaan henkilön.
  • Valitse nimi osoitteistosta tai kirjoita nimi Lähettäjä tai Vastaanottaja -kenttään.
  • Paina kaksi kertaa OK.
  • Outlook etsii viestejä hetken ja näyttää ne sitten uudessa hakukansiossa.
  • Huomaa, että haku kohdistuu koko postilaatikkoon.

Mukautetun Hakukansion luominen

Tässä luomme hakukansion ns. tyhjältä pöydältä.

  • Napsauta hiiren oikealla Hakukansiot tekstiä ja valitse Uusi hakukansio.
  • Valitse Luo mukautettu hakukansio ja napsauta Valitse-painiketta, jolloin pääset määrittämään hakuehdot.
  • Anna hakukansiolle nimi ja paina Ehdot-painiketta.
  • Valitse halutut ehdot ja paina OK. Huomaa, että ehtoja on kolmella välilehdellä.
  • Paina Selaa-painiketta, jolloin pääset valitsemaan, mistä kansioista viestejä haetaan hakukansioon.
  • Valitse kansio. Jos haluat etsiä myös alikansioista, laita rasti ruutuun ”Etsi alikansioista”. Huomaa, että voit valita ylhäältä koko postilaatikon, jolloin haku kohdistuu kaikkiin viestikansioihin kuten Saapuneet, Lähetetyt, Poistetut jne.
  • Paina kolme kertaa OK, jonka jälkeen Outlook hakee hetken viestejä ja näyttää sitten uuden hakukansion sisällön.

Esimerkkejä hyödyllisistä Hakukansioista

Tässä muutama esimerkki hakukansioista, joita voit luoda päivittäistä työskentelyä nopeuttamaan (osa tulee valmiina Outlookissa):

  • Lukemattomat viestit: näyttää viestit, jotka on lukematta.
  • Tärkeät viestit: näyttää viestit, joiden tärkeys on suuri.
  • Liitteet: näyttää viestit, joissa on liitetiedosto.
  • Otsikossa tai viestin vartalossa esiintyvät sanat: näyttää viestit, joiden otsikko-kentässä tai viestin sisällä esiintyy tietty sana/sanat.
  • Tietyn lähettäjän viestit: näyttää tietyn henkilön lähettämät viestit.
  • Vain minulle tulleet viestit: näyttää viestit, joissa olen ainoa Vastaanottaja-rivillä (To-kenttä).
  • Kopiona tulleet viestit: näyttää viestit, joissa olen Kopio-rivillä (cc-kenttä).
  • Eilen lähetetyt viestit: näyttää viestit, jotka on lähetetty eilen.
  • Tänään lähetetyt viestit: näyttää viestit, jotka on lähetetty tänään.
  • Viime viikon viestit: näyttää viestit, jotka on lähetetty viime viikolla.
  • Tämän viikon viestit: näyttää viestit, jotka on lähetetty tällä viikolla.

Huomaa, että voit normaalilla hakutoiminnolla hakea myös hakukansion sisältä. Näin löydät isosta massasta tärkeät viestit vieläkin nopeammin.

Toivottavasti viikko starttaa hyvin näillä hakuvinkeillä. Jatkossa Outlook-vinkkejä on tulossa mm. nopeasta navigoinnista ja pikatoimintojen käytöstä (Quick Steps).

– Timo

Jaa tämä artikkeli:

Jaa Facebookissa Jaa Twitterissä Jaa Google+:ssa Jaa Pintrestissä Jaa LinkedIn:issä
Julkaistu kohteessa Aktiivikäyttäjät, OldBlog, Outlook, Viikon Vinkki, Vinkit Merkitty: , , , ,

Kommentoi

Sähköpostiosoitettasi ei julkaista. Pakolliset kentät on merkitty *

*

Time limit is exhausted. Please reload CAPTCHA.

You may use these HTML tags and attributes: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>