Excel: valitse/maalaa viisaasti, osa 2

Tämän vinkin ensimmäisessä osassa esittelin eri tapoja valita nopeasti soluja ja solu-alueita. Tämän viikon vinkissä jatkan samalla aiheella ja kerron, miten voit valita nopeasti tyhjät sekä kaavoja ja kaavavirheitä sisältävät solut.

Lisäksi esittelen lopussa asetuksen, jolla saat Excelin näyttämään soluissa kaavat arvojen sijasta; kätevä tekniikka kun pitää tarkistaa kaavojen logiikkaa ja viittauksia.

Valitse tyhjät solut

Oletko ollut tilanteessa, jossa mietit, ovatko alueen/taulukon kaikki tyhjät solut todella tyhjiä? Kaikki pitäisi olla ok, mutta jostain syytä Excel laskee väärin. Esimerkiksi COUNTA (LASKE.A)-funktio ei anna oikeaa tulosta (valitun alueen tietoja sisältävien solujen määrä), jos valitulla alueella olevat tyhjät solut sisältävätkin esim. välilyönnin.

Taulukkoa ei kuitenkaan tarvitse käydä manuaalisesti läpi eikä se isoissa taulukoissa olisi käytännössä mahdollistakaan. Ratkaisu on Excelin Siirry-toiminto, jolla voit hyvin joustavasti valita erityyppisiä soluja niiden sisällön tai ominaisuuksien mukaan.

Valitse alueen tyhjät solut seuraavasti:

  • Valitse alue, jota haluat tarkastella (esim. A2:E11 alla olevassa kuvassa).
  • Avaa Siirry-ikkuna painamalla F5-funktionäppäintä.
  • Paina Asetukset-painiketta.
  • Valitse Tyhjät ja paina OK.
  • Excel valitsee tyhjät solut. Huomaa, että Excel näyttää valitun alueen ensimmäisen solun ilman varjostusta.

Seuraavassa kuvassa Excel on valinnut kaikki muut tyhjät solut paitsi Tuote 7 -solun; tuossa solussa on välilyönti ja siten se ei ole täysin tyhjä.

Valitut solut ovat normaalisti käsiteltävissä; taustaväriä tai reunaviivaa voi muuttaa, tai valita soluille vaikka sopivan solutyylin (Aloitus-välilehti, Solutyylit). Näin voi nopeasti korostaa tyhjät solut myöhempää käsittelyä varten tai esim. tulevaa tiedonsyöttöä silmällä pitäen.

Huomaa, että solun pitää olla aivan tyhjä tullakseen valituksi. Mikä tahansa merkki (esim. välilyönti) aiheuttaa sen, että Excel ei pidä solua tyhjänä.

Sen sijaan solun muotoilu ei vaikuta valintaan; kyseessä on solun sisällön tarkistus. Tosin solun muotoilu voi joskus aiheuttaa yllätyksiä ja hämmennystä. Jos fontin väri on sama kuin taustan, se ei näy lainkaan. Siten voi erehtyä luulemaan, että solu on tyhjä.

Esitetyllä tekniikalla voi nopeasti varmistua siitä, mitkä solut todella ovat tyhjiä. Olen joskus säästänyt tällä tekniikalla aika tavalla aikaa; etenkin isoissa taulukoissa, jotka joku muu on tehnyt.

Valitse kaavasolut

Paljon laskentaa sisältävässä työkirjassa voi olla kymmeniä tai satoja kaavoja, jotka lausekkeita ja funktioita käyttäen suorittavat laskentaa. Vaikka kaikki toimisi oikein ja ongelmitta, välillä tulee tarve nähdä kaavoja sisältävät solut. Ja ongelmatilanteissa tarve luonnollisesti korostuu.

Valitse kaavoja sisältävät solut seuraavasti:

  • Valitse alue, jota haluat tarkastella. Huomaa, että voit valita nopeasti koko taulukkovälilehden napsauttamalla taulukon vasemman yläkulman painiketta (rivien ja sarakkeiden risteyskohta).
  • Avaa Siirry-ikkuna painamalla F5-funktionäppäintä.
  • Paina Asetukset-painiketta.
  • Valitse Kaavat ja paina OK.

Excel valitsee kaavoja sisältävät solut. Huomaa, että Excel näyttää valitun alueen ensimmäisen solun ilman varjostusta.

Kun haluat valita toisinpäin eli solut, jotka eivät sisällä kaavoja, valitse Asetukset-ikkunassa Vakiot seuraavasti:

Excel valitsee maalatulta alueelta kaikki ne solut, joissa ei ole kaavaa. Tämä on kätevä ”käänteinen” valinta kun haluaa nähdä tai korostaa kaikki tekstiä tai numeroita sisältävät solut.

Valitse virheelliset kaavasolut

Kun laskenta ei toimi oikein, on logiikka ja kaavat tarkistettava. Pienessä taulukossa se ei ole ongelma, mutta isossa taulukossa tarvitaan kunnon työkalut. Edellä mainittu Siirry, Asetukset -ikkuna toimii tässäkin ja antaa valita solut, joiden kaavassa on virhe.

Valitse virheellisiä kaavoja sisältävät solut seuraavasti:

  • Valitse alue, jota haluat tarkastella.
  • Avaa Siirry-ikkuna painamalla F5-funktionäppäintä.
  • Paina Asetukset-painiketta.
  • Valitse Kaavat ja sen alta edelleen Virheet. Ota rasti pois kohdista Luvut, Teksti ja Totuusarvot.
  • Paina OK.

Excel valitsee kaavasolut, joissa on virheilmoitus alla olevan kuvan mukaan.

Vinkki: Huomaa, että voit sarkainnäppäimellä selata virheelliset kaavat nopeasti läpi. Isossa taulukossa tämä voi olla todellinen ajan säästäjä ja päivän pelastaja.

Vinkki: valitse iso alue/taulukko nopeasti painamalla Ctrl+Shift+välilyönti (kuvattu edellisessä artikkelissa). Valitse sitten virheelliset kaavasolut yllä mainitulla tekniikalla.

Näytä soluissa kaavat arvojen sijaan

Lopuksi esittelen asetuksen, jolla saat Excelin näyttämään soluissa kaavat arvojen sijaan. Näin voit suoraan nähdä kaikki kaavat ja löytää virheen nopeammin. Tai vain varmistua siitä, että kaikki on ok.

Valitse Kaavat-välilehti ja paina Näytä Kaavat -painiketta. Excel näyttää soluissa kaavat seuraavasti:

Kun valitset kaavasolun, Excel näyttää automaattisesti alueen, johon se viittaa. Näin saat heti visuaalisen kuvan siitä, mistä tekijöistä tulos muodostuu.

– Timo

Jaa tämä artikkeli:

Jaa Facebookissa Jaa Twitterissä Jaa Google+:ssa Jaa Pintrestissä Jaa LinkedIn:issä
Julkaistu kohteessa Aktiivikäyttäjät, Excel, OldBlog, Viikon Vinkki, Vinkit Merkitty: , , , , , , ,

Kommentoi

Sähköpostiosoitettasi ei julkaista. Pakolliset kentät on merkitty *

*

Time limit is exhausted. Please reload CAPTCHA.

You may use these HTML tags and attributes: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>