Word: siirry ja siirrä tekstiä helposti

Mitä, jos voisit nähdä asiakirjan rakenteen samaan aikaan kun muokkaat asiakirjaa? Entä, jos voisit helposti siirtää kappaleita ja otsikoita, muuttaa otsikkotasoja ja poistaa tarpeettomia tekstikokonaisuuksia? Ja kaikki tämä nopeasti ja turvallisesti?

Uusi Siirtymisruutu tekee kaiken tämän ja enemmänkin. Seuraavassa esittelen toiminnot, joilla nopeutat asiakirjan hallintaa, teet muutokset helpommin ja navigoit asiakirjassa aiempaa nopeammin.

Siirtymisruudun avaaminen

Mikäli siirtymisruutu ei näy vasemmassa reunassa, voit avata sen kahdella tavalla:

  • Valitse Näytä-välilehdeltä Siirtymisruutu.
  • Tai valitse Aloitus-välilehti ja napsauta Etsi-painiketta (Nauhassa viimeisenä oikealla). Voit myös painaa Ctrl+F. Näin avattuna ruudussa on aktiivisena Tulokset-välilehti; muuten ruutu avataan aina siihen välilehteen, joka oli viimeksi aktiivinen.

Tässä esimerkki Siirtymisruudusta:

Huomaa, että paneelissa on kolme välilehteä: Otsikot, Sivut ja Tulokset. Käyn seuraavassa läpi Otsikot-välilehden toimintoja; kahteen muuhun palaan tuonnempana.

Liiku nopeasti asiakirjan sisällä

Siirtymisruudun Otsikot-välilehdellä näet asiakirjan koko rakenteen otsikkotyylien (Otsikko 1, Otsikko 2, Otsikko 3 jne.) perusteella; tämänkin takia tyylejä kannattaa käyttää. Jos tyylejä ei ole käytetty, Word osaa kuitenkin usein päätellä rakenteen käytetyn muotoilun perusteella. Word esim. tunnistaa lihavoinnin ja osaa sen perusteella näyttää otsikkorakenteen siirtymisruudussa.

Asiakirjan otsikot ovat myös linkkejä, joiden avulla voit siirtyä asiakirjassa paikasta toiseen. Jos asiakirja on vähänkään pidempi, ruudun avulla navigointi voittaa helposti hiirellä vierittämisen tai PageUp/PageDown-näppäimillä selaamisen.

Alla olevassa kuvassa olen siirtynyt nopeasti kolmannen tason otsikkoon 4.1.1 Office-teema napsauttamalla kyseistä kohtaa ruudussa. Vastaavalla tavalla voisin hetkessä siirtyä mihin tahansa kohtaan asiakirjassa.

Otsikoiden ja kappaleiden siirtäminen

Kun asiakirja kasvaa ja kehittyy, tekstiä pitää usein nostaa tai laskea. Perinteisesti tämä menee leikkaa/liitä-menetelmällä, joka toimii, mutta on virhealtis.

Siirtymisruudulla homma hoituu helposti ja turvallisesti hiirellä raahaamalla: alla olevassa kuvassa olen valinnut Diatyypit-otsikon ja olen hiirellä nostamassa sitä kaksi pykälää ylöspäin heti 4.1-kohdan alle. Huomaa paksu sininen viiva, joka osoittaa kohdan, johon Diatyypit siirtyy.

Kun siirrät otsikkoa siirtymisruudulla, kaikki sen alla oleva sisältö siirtyy uuteen kohtaan asiakirjassa; riippumatta siitä, miten paljon alaotsikoita tai kappaleita siirrettävän otsikkotason alla on. Kaikki siirtyy uuteen paikkaan, luotettavasti ja ilman säätämistä. Uskallan veikata, että tätä kokeiltuasi et enää halua palata leikkaa/liimaa-aikaan.

Sisällön poistaminen

Voit helposti poistaa kokonaisia otsikkotasoja kappaleineen päivineen siirtymisruudun avulla.

  • Napsauta hiiren kakkospainikkeella otsikkotasoa ja valitse Poista.

Muista, että toiminto poistaa paitsi kyseisen otsikon, myös kaiken sisällön sen alta. Mikäli tulet toisiin aatoksiin, voit kumota tehdyn poiston painamalla Ctrl+Z (Undo).

Vinkki: tallenna asiakirjasta välillä uusia versioita (esim. laittamalla perään juokseva numero), jolloin koko työ ei ole yhden tiedoston varassa. Lopuksi turhat versiot on helppo poistaa. Joskus tulee yllättäviä tilanteita (oma virhe, kone kaatuu, tiedosto korruptoituu jne.), joiden varalta on hyvä olla useampia versioita levyllä.

Otsikkotason muuttaminen

Asiakirjaa työstäessäni huomaan välillä, että asiakirjan rakenne ei ole riittävän selkeä ja looginen. Tällöin asioiden järjestyksen lisäksi pitää miettiä, miten asiat on koostettu ja jaoteltu eri otsikkotasojen alle.

Siirtymisruudulla voit helposti nostaa ja laskea otsikkotasoja seuraavasti:

  1. Napsauta hiiren kakkospainikkeella otsikkotasoa ja valitse Ylennä tai Alenna.
  2. Word muuttaa otsikon tyyliä (esim. Otsikko 2) ylöspäin (Otsikko 2 à Otsikko 1) tai alaspäin (Otsikko 2 à Otsikko 3) valitun toiminnan mukaan.

Tämän toiminnon etu on siinä, että muutettavan otsikkotason alapuolella olevat otsikkotasot liikkuvat vastaavasti. Lisäksi Word pitää huolen siitä, että otsikkotasojen numerointi pysyy järjestyksessä. Siten siirtymisruudulla voi säästää merkittävästi aikaa ja vaivaa manuaaliseen operaatioon verrattuna.

Lopuksi

Word on sovelluksena erittäin laaja ja monipuolinen, mikä joskus näkyy myös käytön vaikeutena. Uusimmassa 2013-versiossa on kokonaan uusiakin ominaisuuksia, mutta erityistä huomiota on kiinnitetty ominaisuuksien käytettävyyteen ja helppokäyttöisyyteen. Siirtymisruutu on siitä hyvä esimerkki.

Toivottavasti tämä vinkki aloittaa viikon mukavasti. Ensi viikolla on uudet aiheet ja vinkit, ja Wordiinkin palaan tuota pikaa. Siirtymisruudun muita välilehtiä ja Etsi-toimintoa käsittelen hieman myöhemmin omassa artikkelissaan. Kannattaa pysyä linjoilla.

– Timo

Jaa tämä artikkeli:

Jaa Facebookissa Jaa Twitterissä Jaa Google+:ssa Jaa Pintrestissä Jaa LinkedIn:issä
Julkaistu kohteessa Aktiivikäyttäjät, OldBlog, Viikon Vinkki, Vinkit, Word Merkitty: , , , , , , ,

Kommentoi

Sähköpostiosoitettasi ei julkaista. Pakolliset kentät on merkitty *

*

Time limit is exhausted. Please reload CAPTCHA.

You may use these HTML tags and attributes: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>