Excel Killer Feature: pura tai yhdistä tietoa automaattisesti

Jokainen pitkän linjan Excel-taitaja tietää, että Excelissä voi yhdistää ja purkaa tietoa varsin monipuolisesti. Tyypillisiä tiedon purku- ja yhdistämisoperaatioita ovat mm:

  • Etunimen, sukunimen ja sähköpostiosoitteen poimiminen solun sisältä.
  • Eri sarakkeissa olevien etu- ja sukunimien yhdistäminen samaan soluun.
  • Etunimen alkukirjaimen ja sukunimen yhdistäminen samaan soluun.
  • Päivämäärien, henkilötunnusten ja valuutta-arvojen muotoilun muuttaminen.
  • Tietokannasta tulevan tiedon kirjainkoon (isot/pienet) muuttaminen.

Kaikki edellä mainitut operaatiot voi Excelissä tehdä, mutta ovat tähän saakka vaatineet hyvää kaavojen ja funktioiden tuntemusta. Tässä esimerkki kaavasta, jolla voi siistiä / korjata nimitiedon: =PROPER(TRIM(TRIM(B2)&”, ”&D2&” ”&LEFT(C2,1)))

Koska kaikilla ei ole halua tai mahdollisuutta paneutua syvällisemmin kaavojen ja funktioiden maailmaan, tiedon purkamiset ja yhdistämiset ovat saattaneet jäädä tekemättä tai ovat vaatineet paljon aikaa ja vaivaa. Pahimmassa tapauksessa tehtävä on toistuva ja siten menetetty aika moninkertainen.

Pikatäydennys muuttaa kaiken

Excel 2013 tuo uuden Pikatäydennys-ominaisuuden, joka automatisoi tiedon yhdistämisen ja purkamisen. Käyttäjän pitää vain antaa muutama solu malliksi ja Excel tekee loput. Liian hyvää ollakseen totta?

Katso seuraavat esimerkit ja hämmästy. Ja mikä tärkeintä, ota uusi tekniikka heti käyttöön ja säästä huomattavasti aikaa.

Pikatäydennys toimii seuraavasti:

  • Kirjoita muutamaan soluun esimerkki, jonka mukaan solut tulisi käsitellä.
  • Excel tunnistaa toimintamallin ja ehdottaa seuraavien solujen täydennystä.
  • Jos Excelin ehdotus näyttää hyvältä, paina Enter. Muussa tapauksessa paina Esc.

Poimi tieto solun sisältä

Voit poimia solun sisältä halutun tiedon näin:

  1. Kirjoita ensimmäiseen soluun teksti (esim. alla olevassa kuvassa ”aalto”), jonka haluat poimia viereisestä solusta.
  2. Tee vastaava myös seuraavalla rivillä.
  3. Kun Excel ehdottaa pikatäydennystä, hyväksy ehdotus Enterillä.

Excel täydentää alla olevat solut mallin mukaan koko taulukon pituudelta. Sillä ei ole merkitystä, onko taulukko 100 vai 100 000 riviä korkea; toimenpide on salamannopea. Jos tulet toisiin aatoksiin ja haluat kumota pikatäydennyksen, paina Ctrl+Z.

Yhdistä usean solun tiedot

Voit yhdistää usean vierekkäisen sarakkeen tiedot yhteen soluun:

  1. Kirjoita ensimmäiseen soluun teksti, jossa yhdistät halutulla tavalla viereisten solujen tekstit.
  2. Tee vastaava myös seuraavalla rivillä.
  3. Kun Excel tunnistaa kaavan, se ehdottaa seuraaville riveille automaattista täydennystä.
  4. Hyväksy ehdotus Enterillä.

Alla olevassa kuvassa kirjasin ensin Hanna-Kristiinan tiedot ja Iiron kohdalla Excel ehdotti jo pikatäydennystä.

Painoin Enteriä, jonka jälkeen taulukko näytti tältä:

Vinkki: voit samalla muuttaa myös muotoilua; tässä tein seuraavat muutokset:

  • Muutin nimet alkamaan isolla alkukirjaimella.
  • Lisäsin pilkun ja välilyönnin ennen puhelinnumeroa.
  • Poistin puhelinnumerosta väliviivan.

Muotoile solun sisältö

Kuten edellä totesin, Pikatäydennystä voi käyttää myös tiedon muotoiluun:

  1. Kirjoita ensimmäiseen soluun teksti, jossa muotoilet viereisen solun sisällön halutulla tavalla.
  2. Tee vastaava myös seuraavalla rivillä.
  3. Kun Excel tunnistaa kaavan, se ehdottaa seuraaville riveille automaattista täydennystä.
  4. Hyväksy ehdotus Enterillä.

Pikatäydennyksen käyttö manuaalisesti

Jos Pikatäydennys ei jostain syystä toimi automaattisesti, voit käynnistää sen manuaalisesti:

  1. Kirjoita ensimmäiseen soluun malliteksti.
  2. Paina Pikatäydennys-painiketta Tiedot-välilehdellä.
  3. Excel täydentää tiedot alla oleviin soluihin:

Kuvan esimerkissä kerroin 1. solussa (aapeli), että @-merkin perään tuleekin ”appelsiini” ”leipomon” sijaan. Pikatäydennys-painiketta painamalla Excel täydensi muihin soluihin osoitteet vastaavalla tavalla.

Kätevä toiminto jo 15 rivin taulukossa, mutta entä jos taulukko olisikin 10 000 rivin mittainen?

Pikatäydennyksen asetukset

Pikatäydennys on oletuksena päällä, mutta jos se ei toimi, tarkista Automaattinen pikatäydennys -asetus (kuvan listassa alimmaisena):

Siltä varalta, että joku haluaa tehdä tiedon purkua ja yhdistämistä vanhaan malliin, tässä artikkeli aiheesta.

Nyt kun Pikatäydennys on otettu haltuun ja aikaa säästyy jopa tunteja, voi istahtaa vaikka kollegan kanssa alas ja kehitellä uusia, huikeita idiksiä. Tai jakaa viikon vinkin kaverille ja lähteä tänään ajoissa kotiin.

Lisää uusia ja vanhoja supertekniikoita on vielä tulossa, joten pysythän kanavalla.

– Timo

Jaa tämä artikkeli:

Jaa Facebookissa Jaa Twitterissä Jaa Google+:ssa Jaa Pintrestissä Jaa LinkedIn:issä
Julkaistu kohteessa Aktiivikäyttäjät, Excel, OldBlog, Viikon Vinkki, Vinkit Merkitty: , , , , , , , , , , ,
2 comments on “Excel Killer Feature: pura tai yhdistä tietoa automaattisesti
  1. 5.4.2016 klo 19:40 Heikki Mustonen sanoi:

    Miten onnistuisi sähköpostiosoitteiden, jotka ovat allekkaisissa soluissa, yhdistäminen yhteen soluun peräkkäin, jotta ne voitaisiin liittää sähköpostin osoitekenttään vastaanottajiksi. Kyse esim. sadasta ositteesta.

  2. Timo Läpinen
    11.4.2016 klo 14:22 Timo Läpinen sanoi:

    Moi Heikki,
    Pahoittelut vastauksen viipymisestä. Jos käytät Outlookia, niin allekkaisia soluja ei tarvitse välttämättä kerätä yhteen soluun. Voit valita allekkaiset solut ja kopioida ne suoraan Outlook-viestin Vastaanottaja-kenttään. Outlook osaa poimia solujen sähköpostiosoitteet ja laittaa ne peräkkäin, puolipisteellä eroteltuna.

    Vinkki #1: Excelissä voit valita/maalata yhtenäisiä alueita erittäin nopeasti näppäinkomennoilla. Esim. Ctrl+Shift+nuoli alaspäin valitsee aktiivisen solun ja sen alla olevan yhtenäisen alueen. Näin voit salamannopeasti valita vaikka 100 000 riviä.
    Vinkki #2: kun olet kopioinut solut Outlookin Vastaanottajakenttään, paina Ctrl+K. Outlook tarkastaa osoitteiden muodon ja järjestää ne peräkkäin puolipisteellä eroteltuna.

Kommentoi

Sähköpostiosoitettasi ei julkaista. Pakolliset kentät on merkitty *

*

Time limit is exhausted. Please reload CAPTCHA.

You may use these HTML tags and attributes: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>