Ulkoista IT tavoitteellisesti

Yhtenä liiketoiminnan johtamisen lähtökohtana voidaan pitää tavoitteiden asettamista. Tavoitteet liittyvät niin kiinteästi kaikkeen johtamiseen ja ovat itse asiassa taustalla myös tunnetussa ”sitä saat, mitä mittaat” sanonnassa. Samanaikaisesti ”make or buy” eli ulkoistuspäätökset ovat strategisia kysymyksiä mille tahansa liiketoiminnalle. Niinpä voidaankin väittää, että IT-ulkoistushankkeen kiireellisin tehtävä on selvittää ulkoistajana niin itselleen kuin ulkoistuskumppanille mahdollisimman selkeästi, mikä on suunnitellun ulkoistuksen tavoite.

Mielestäni IT-ulkoistuksissa tavoitteena on aina jonkin liiketoiminnan tekijän parempi hallinta ja sitä kautta kyseiseen tekijään vaikuttaminen. Näitä alueita voidaan tunnistaa normaalin IT-ulkoistuksen tapauksessa kolme: kustannukset, riskit ja johtaminen. Näistä johtamisesta muistetaan puhua eniten, kustannukset ovat ehkä yleisin tosiasiallinen syy ja riskinäkökulma helposti unohtuu.

Johtamisen hallinnassa puhutuin tekijä on yritysten keskittyminen ydintoimintoihin, joka vapauttaa lähinnä johdon aikaa ja huomiota yrityksen tärkeimpien asioiden hoitoon tekniikasta. Näitä asioita voi tietenkin olla melkein mitä tahansa, mutta huomionarvoisia ovat esimerkiksi asiakkaat ja sitä kautta kasvu, sekä toiminnan kehitysohjelmat, joiden vaikutus tehokkuuteen voi helposti ylittää koko IT-budjetin. Ulkoistuskumppanin näkökulmasta johtamisen hallinnan alta on hyvä nostaa esiin myös tuotettujen palveluiden nopeus ja ketteryys, joka erityisesti liiketoiminnan kehittämisen nopeutuessa mahdollistaa asiakkaan liiketoiminnan nopeamman kasvun.

Kustannusten hallinta on sinänsä helppo käsitellä. Toisaalta voidaan pienentää joko investointeja (CAPEX) tai kustannuksia (OPEX) tai muuttaa panosten jakautumista näiden välillä. Lisäksi voidaan OPEX:n sisällä vaikuttaa kulujen kiinteyteen halutun tekijän kuten myynnin, henkilöstömäärän tai laskentakapasiteetin suhteen, mikä onkin samalla jo riskien hallintaa.

Vähiten ymmärretty elementeistä on siis riskien hallinta. Edellä esitetyn kulujen joustavuuden kehittämisen sijaan monesti harhaudutaan miettimään sopimussanktioita vakuutuksien logiikalla. Sanktion vakuutusarvon vaikutus liiketoiminnan riskitasoon on kuitenkin marginaalinen ja harva IT-palvelutalo muutenkaan pystyy vakuutuksia tuottamaan tehokkaasti verrattuna oikeisiin vakuutusyhtiöihin.

Seuraavana riskien hallinnan elementtinä on teknologisten riskien hallinta. Kumppanilla on usein parempi näkyvyys teknologian kehitykseen ja mahdollisuus ylläpitää laajempaa teknologiapohjaa, mikä vähentää riskiä sitoutua kuolevaan teknologiaan ja sitä kautta myöhempiä migraatiokustannuksia esimerkiksi tuen päättyessä. Tehtäessä liiketoimintasiirtoja voidaan ulkoistuksella pienentää vielä henkilöstön vaihtuvuuteen ja saatavuuteen liittyviä riskejä. Keskisuurenkaan yrityksen on vaikea pitää palkkalistoillaan esimerkiksi montaa virtualisointiosaajaa, kun taas ulkoistajalla heitä on helposti kokonainen tiimi. Näin yksittäisen henkilön lähteminen ei muodosta riskiä koko toiminnalle. Lisäksi henkilöiden saatavuus yritykseen, jonka ytimessä kyseiset asiantuntijat ovat, voi olla helpompaa kuin heidän rekrytoimisensa jollakin täysin toisella alalla toimivaan yritykseen. On kriittistä, että ulkoistuskumppani on hyvä työnantaja ja haluaa myös pitää siirtyvästä henkilöstöstä kiinni. Muuten henkilöiden vaihtuminen ulkoistuksen yhteydessä pikemminkin nostaa henkilöstöriskiä.

Jokaisessa ulkoistuksessa on varmasti elementtejä kaikista näistä tavoitteista. Tämä ei silti vähennä tarvetta päättää ensisijaista tavoitetta ja voihan tarvittaessa koko tavoitejoukon priorisoida. Ulkoistusta harkitsevan yrityksen päätöksentekijöiden selvitettyä ensisijaisen tavoitteensa ulkoistuksessa on seuraavaksi varmistettava, että koko oma organisaatio tuntee tavoitteen, sekä uskoo ja sitoutuu siihen. Tarvittaessa ulkoistuskumppani voi myös auttaa tavoitteen määrittämisessä kertomalla mahdollisuuksista, joita muiden asiakkaiden kanssa on pystytty realisoimaan.

Jaa tämä artikkeli:

Jaa Facebookissa Jaa Twitterissä Jaa Google+:ssa Jaa Pintrestissä Jaa LinkedIn:issä
Julkaistu kohteessa Teknologiat, Trendit ja innovaatiot, Yleinen Merkitty:

Kommentoi

Sähköpostiosoitettasi ei julkaista. Pakolliset kentät on merkitty *

*

Time limit is exhausted. Please reload CAPTCHA.

You may use these HTML tags and attributes: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>