OneDrive for Business – Synkronoinnilla tehokkuutta työskentelyyn

Toimisto 365 -palveluun kuuluu oleellisena osana pilvitallennustila, joka tunnetaan paremmin nimellä OneDrive for Business. Itse olen käyttänyt pilvipalvelua työtiedostojen tallentamiseen aina siitä asti, kun ratkaisut tuohon ovat olleet saatavilla. Työskentelystä ei enää nykyään tulisikaan mitään ilman tietoa siitä, että tiedostot ovat aina saatavilla, paikasta ja ajasta riippumatta.


Tässä kirjoituksessa on tarkoitus jakaa teille perustiedot pilvitallennustilan käyttöön sekä ohjeistaa synkronoinnin käyttöönotto. Aloitetaan kuitenkin pilvitallennuksen perusominaisuuksista.

Tällä hetkellä OneDrive for Business tarjoaa käyttäjilleen 1000 Gt pilvitallennustilaa. Tallennusrajoitus tulee kuitenkin poistumaan vuoden 2015 aikana, jonka jälkeen käytettävissä on rajoittamaton tallennustila.

Tietojen viennillä pilveen saavutetaan monia hyötyjä, joista yksi on se, että työtiedostot saadaan vihdoinkin päätelaite ja paikkariippumattomaksi. Käytännössä mikä tahansa modernilla selaimella ja Internet-yhteydellä varustettu laite riittää. Tiedostot ovat tällöin saatavilla mistä tahansa, milloin tahansa. Mikä onkaan sen näppärämpää kuin kaikkien muistiinpanojen ja tärkeiden dokumenttien kuljettaminen mukana asiakaspalavereissa vaikkapa puhelimessa.

Toki palvelussa on myös muita etuja joista voitaneen tässä kohtaa mainita tiedostojen jakaminen organisaation sisä- ja ulkopuolelle sekä tietenkin versionhallinta. Parhaiten OneDrive for Busineksen edut ja hyödyt tulevat tutuksi ottamalla palvelu rohkeasti käyttöön ja miettimällä miten se voisi juuri niissä omissa työtehtävissä auttaa. Hyötyjä on löydettävissä varmasti jokaiselle! Yksi hyvä tavoite tulevaisuutta silmällä pitäen on pyrkiä paperittomaan toimistoon, siinä jos missä OneDrive for Business on omiaan tavoitteen mahdollistajana.

Synkronointi – Mistä siinä on kyse?

Synkronoinnilla tarkoitetaan toimintoa, jossa pilvipalvelussa olevat tiedostot tuodaan myös käyttäjän paikalliselle koneelle. Synkronointi vastaa käyttöönoton jälkeen siitä, että tiedostot ovat aina ajantasalla sekä pilvessä että työasemalla. Synkronoinnin myötä on mahdollista työstää tiedostoja ilman Internet-yhteyttä ja yhteyden jälleen muodostuessa viedään tehdyt muutokset pilviympäristöön. Kaikki tämä hoidetaan taustalla täysin automaattisesti.


Synkronoinnin asentaminen

Synkronoinnin käyttöönotto on helppoa. Mikäli koneesta löytyy asennettuna Office 2013 -sovellukset, on suurella todennäköisyydellä niiden mukana asennettu myös tarvittava sovellus synkronoinnin käyttöönottoon.

Mikäli tuo komponentti kuitenkin puuttuu, on se saatavilla kirjautumalla Toimisto 365 -palveluun (esimerkiksi osoitteessa https://portal.office.com/) ja valitsemalla siellä oikeasta yläreunasta asetusrattaan alta kohta Office 365 -asetukset. Asetusten alta siirry kohtaan Ohjelmisto ja valitse sieltä OneDrive.

Ohjelmiston asennus käynnistyy Asenna-painikkeella. Asennuksen jälkeen voit siirtyä ottamaan synkronoinnin käyttöön. Synkronoinnissa on toistaiseksi olemassa 20 000 kohteen rajoitus, mutta se ollaan poistamassa palvelusta tulevien päivitysten yhteydessä.

Synkronoinnin käyttöönotto

Synkronoinnin käyttöönotto tapahtuu siirtymällä Toimisto 365 –palvelussa OneDrive for Business –osuuteen.

  1. Klikkaa Sovellusten käynnistin ja valitse sieltä OneDrive
  2. Mikäli avasit OneDrive for Business palvelun ensimmäistä kertaa, saattaa pilvitallennustilan valmistelu kestää hetken aikaa. Tallennustilan avauduttua klikkaa toimintoriviltä löytyvää synkronointi-painiketta.
  3. Synkronointi sovellus käynnistetään ja synkronointi otetaan käyttöön klikkaamalla Synkronoi nyt -painiketta.
  4. Synkronoinnin valmistuttua löytyy koneelta jatkossa OneDrive for Business -kansio jonne tiedostot automaattisesti tuodaan.

Synkronoinnin käyttöönoton jälkeen pilviympäristössä olevat tiedostot ja kansiot synkronoidaan (tuodaan) paikalliseen kansioon. Kansiossa niitä voi työstää kuten mitä tahansa paikallisesti olevia tiedostoja sillä erotuksella että kaikki muutokset viedään myös pilvitallennustilaan. Toki dokumenttien käsittelyn voi hoitaa myös selaimella, jolloin suoraan pilveen tehdyt muutokset päivitetään paikalliseen työasemaan synkronoinnin toimesta.


Jaa tämä artikkeli:

Jaa Facebookissa Jaa Twitterissä Jaa Google+:ssa Jaa Pintrestissä Jaa LinkedIn:issä
Julkaistu kohteessa IT-ammattilaiset, Pilvipalvelut, Teknologiat, Toimisto 365, Trendit ja innovaatiot Merkitty: , ,

Kommentoi

Sähköpostiosoitettasi ei julkaista. Pakolliset kentät on merkitty *

*

Time limit is exhausted. Please reload CAPTCHA.

You may use these HTML tags and attributes: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>