Outlook: poimi Excelistä vastaanottajan tiedot

Kun Outlookin viesti on lähdössä useammalle henkilölle, on kätevää käyttää jakelulistaa. Se sisältää kaikki vastaanottajat ja sen voi lisätä Vastaanottaja-kenttään yhtä helposti kuin yksittäisen osoitteenkin. Lisäksi sen voi halutessaan myös avata (napauta plus-painiketta), jos haluaa varmistaa listan oikeellisuuden.

Joskus Outlook-jakelulistaa ei kuitenkaan ole vaan vastaanottajien lista on Excelissä. Miten siis poimia tiedot Excelistä Outlookin viestiin helposti ja kätevästi?

Vastaanottajien kopiointi Excelistä Outlookiin

Äkkiä voisi ajatella, että allekkaisissa soluissa olevat tiedot pitäisi ensin Excelissä yhdistää yhteen soluun, ja sitten kopioida Outlookiin. Näin ei kuitenkaan ole vaan tiedot voi kopioida suoraan Excelistä Outlookin viestin vastaanottaja-kenttään. Matkan varrella tosin pitää muistaa tehdä pari kikkaa, jota homma pelaa kätevästi.

Huomaa, että vierekkäisissä soluissa olevien osoitteiden kopioiminen ei onnistu suoraan vaan ne pitää ensin kääntää allekkaisiksi soluiksi. Katso ohje artikkelin lopussa.

Toimi näin:

  1. Valitse sähköpostiosoitteet sisältävät solut Excelissä.
  2. Valitse Kopioi.
  3. Siirry Outlookiin ja valitse Uusi sähköpostiviesti.
  4. Siirrä kursori Vastaanottaja-kenttään ja paina Ctrl+V (Liitä). Osoitteet näkyvät allekkain tähän malliin (siirsin kursoria hieman ylöspäin listassa):
  5. Paina Ctrl+K tai siirry toiseen kenttään, jolloin Outlook tarkistaa kunkin osoitteen rakenteen ja muuttaa listan normaaliin malliin, osoitteet puolipisteillä eroteltuna:
  6. Täydennä viesti muilta osin valmiiksi ja paina Lähetä.

Vaakasuoran solualueen kääntäminen pystysuuntaiseksi

Koska vaakasuoran solualueen kopiointi Outlookin Vastaanottaja-kenttään ei onnistu suoraan, se pitää ensin kääntää pystysuoraksi solualueeksi. Seuraavassa ohjeet solualueen kääntämiseksi.

  1. Valitse vaakasuora solualue.
  2. Paina Ctrl+C (Kopioi).
  3. Valitse kohdealueen ensimmäinen solu.
  4. Valitse Aloitus-välilehdeltä Liitä määräten.
  5. Valitse Transponoi ja paina OK.
  6. Excel liittää kopioidun alueen ja kääntää sen samalla pystysuuntaan, valitusta solusta alaspäin.

Kommentit tervetulleita

Jos luet tätä Appelsiini Media –mobiilisovelluksella, niin siirrythän kommentoimaan osoitteeseen http://blog.appelsiini.fi/. Samoin videot näkyvät toistaiseksi vain selainta käyttämällä.

– Timo

PS. Onko käytössäsi Windows Phone 8.1- tai Windows 10 -puhelin? Olethan jo ladannut Appelsiini Media -sovelluksen Windows Kaupasta? Sillä voit kätevästi lukea viikon vinkit ja jakaa niitä myös kavereille. Samalla saat itsellesi taskukokoisen tietopankin, josta voi nopeasti löytää avun arjen tietoteknisiin haasteisiin.

Jaa tämä artikkeli:

Jaa Facebookissa Jaa Twitterissä Jaa Google+:ssa Jaa Pintrestissä Jaa LinkedIn:issä
Julkaistu kohteessa Aktiivikäyttäjät, Viikon Vinkki, Vinkit Merkitty: , ,

Kommentoi

Sähköpostiosoitettasi ei julkaista. Pakolliset kentät on merkitty *

*

Time limit is exhausted. Please reload CAPTCHA.

You may use these HTML tags and attributes: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>