Outlook: näin saat muistutuksen vain tärkeimmistä sähköposteista

Outlook on monipuolinen viestintäsovellus, joka osaa muistuttaa monella tapaa saapuneista viesteistä:

  • Anna merkkiääni viestin saapuessa
  • Muuta hetkeksi hiiren osoitinta
  • Näytä kirjekuvake Tehtäväpalkissa
  • Näytä työpöytäilmoitus

Kolme ensimmäistä ovat hienovaraisia eivätkä yleensä häiritse työntekoa. Työpöytäilmoitus sen sijaan on selkeä viesti ruudulla, jota ei voi olla huomaamatta. Ja sellaisenaan erittäin kätevä, jos haluaa heti tietää uuden viestin saapumisesta.

Jos ao. asetus on päällä, Outlook näyttää työpöytäilmoituksen ruudun oikeassa alakulmassa tähän tyyliin:

Mutta entä jos (tai pikemminkin kun) viestejä tulee liikaa ja muistutukset uusista sähköposteista lähinnä häiritsevät? Mitä, jos voisinkin kertoa Outlookille, että muistuttaa vain tietyn tyyppisistä (esim. Suuri tärkeys) tai tietyltä lähettäjältä tulevista viesteistä?

No problem. Outlookissa on pitkään ollut Säännöt (Rules)-toiminto, jossa voit luoda Outlookin toimintaa ohjaavia sääntöjä. Yksi tällainen sääntö voi olla se, että pyydät Outlookia näyttämään työpöytäilmoituksen vain tietyt ehdot täyttävistä viesteistä.

Ota Outlookin muistutukset pois päältä

Jotta uusi sääntö toimisi ja muistutus tulisi vain tärkeimmistä viesteistä, Outlookin viestimuistutukset pitää ottaa ensin pois päältä. Toimi seuraavasti:

  1. Siirry Outlookin asetuksiin valitsemalla Tiedosto, Asetukset.
  2. Valitse vasemmasta reunasta Sähköposti, jolloin näet sähköpostiin liittyviä asetuksia.
  3. Kohdasta Viestin saapuminen, ota Näytä työpöytäilmoitus -valinta pois päältä. Mikäli et halua mitään tietoa (kaikista) saapuneista viesteistä, ota muutkin valinnat pois päältä.
  4. Paina OK.

Nyt Outlook ei enää näytä työpöytäilmoituksia saapuneista viesteistä. Luo seuraavaksi sääntö, jonka mukaan Outlook näyttää työpöytäilmoituksen vain halutuista viesteistä.

Luo sääntö / muistutus tärkeitä viestejä varten

Luo sääntö työpöytäilmoituksia varten näin:

  1. Siirry sähköpostinäkymän Aloitus-välilehdelle.
  2. Napauta Säännöt-painiketta ja valitse Luo sääntö
  3. Outlook avaa Luo sääntö -ikkunan. Napauta Lisäasetukset-painiketta.
  4. Valitse ehdot (esim. lähettäjä on esimies tai projektiryhmän jäsen) ja paina Seuraava.
  5. Valitse toimenpiteet (esim. näytä työpöytäilmoitus) ja paina Seuraava.
  6. Määritä mahdolliset poikkeukset ja paina Seuraava.
  7. Anna säännölle kuvaava nimi ja paina Valmis.

Sääntö on nyt luotu ja käytössä. Huomaa, että viimeisessä vaiheessa Ota tämä sääntö käyttöön -valinta on oletuksena päällä.

Muiden viestien osalta Outlook on hiljaa eikä häiritse työskentelyäni. J
Säännöt on monipuolinen ja suht helppokäyttöinen työkalu, jonka avulla voit personoida Outlookia ja saada siitä irti vielä enemmän.

– Timo

Jaa tämä artikkeli:

Jaa Facebookissa Jaa Twitterissä Jaa Google+:ssa Jaa Pintrestissä Jaa LinkedIn:issä
Julkaistu kohteessa Aktiivikäyttäjät, Viikon Vinkki, Vinkit Merkitty: , ,

Kommentoi

Sähköpostiosoitettasi ei julkaista. Pakolliset kentät on merkitty *

*

Time limit is exhausted. Please reload CAPTCHA.

You may use these HTML tags and attributes: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>