Outlook: siirrä tiedoksi (cc)-viestit automaattisesti toiseen kansioon

Pikaviestimet ja sosiaalinen media valtaavat alaa, mutta silti sähköpostilla on edelleen oma tärkeä paikkansa viestinnässä. Etenkin työelämässä. Sähköpostia tulee monelle kovin paljon ja kysymys kuulukin: miten hallita sitä paremmin ja miten löytää tärkeimmät viestit helpommin?

Yksi tapa vähentää Saapuneet-kansion (Inbox) ruuhkaa on siirtää tiedoksi (cc)-viestit toiseen kansioon. Sieltä niitä voi sitten tarkastella myöhemmin sopivana ajankohtana. Tai jättää kokonaan lukematta, jos aika on tosi tiukalla. Ja mikä parasta, voit tehdä viestien siirron automaattisesti.

Tiedoksi (cc)-viestien siirtoon tarvitset Säännöt (Rules)-toimintoa, jossa voit luoda Outlookin toimintaa ohjaavia sääntöjä. Kun olet luonut säännön, kaikki saapuneet tiedoksi (cc)-viestit siirretään automaattisesti määrittämääsi kansioon.

Siirrä tiedoksi (cc)-viestit toiseen kansioon

Kun haluat siirtää automaattisesti kaikki tiedoksi / cc-viestit (eli sellaiset, joissa nimesi on Kopio-kentässä) toiseen kansioon, toimi seuraavasti:

  1. Siirry sähköpostinäkymän Aloitus-välilehdelle.
  2. Napauta Säännöt-painiketta ja valitse Luo sääntö
  3. Outlook avaa Luo sääntö -ikkunan. Napauta Lisäasetukset-painiketta.
  4. Valitse ehdot (kun nimeni on Kopio-ruudussa) ja paina Seuraava.
  5. Valitse toimenpiteet (siirrä kansioon <kansion nimi>.
  6. Napauta alemmassa kentässä Inbox-linkkiä ja määritä kansio, johon viestit siirretään. Luo tarvittaessa uusi kansio (esim. Inboxin alle CC-viestit -kansio). Paina Seuraava.

  7. Määritä mahdolliset poikkeukset ja paina Seuraava.
  8. Anna säännölle kuvaava nimi ja paina Valmis.

Sääntö on nyt luotu ja käytössä. Huomaa, että viimeisessä vaiheessa Ota tämä sääntö käyttöön -valinta on oletuksena päällä. Jatkossa kaikki ne viestit, joissa nimeni on Kopio-kentässä, siirretään automaattisesti CC-viestit-kansioon.

Säännöt on kätevä työkalu, jolla voi luoda myös monia muita työtä helpottavia sääntöjä. Kannattaa siis tutkia sen vaihtoehtoja ja mahdollisuuksia, ja siten saada lisäpotkua Outlookin käyttöön.

– Timo

Jaa tämä artikkeli:

Jaa Facebookissa Jaa Twitterissä Jaa Google+:ssa Jaa Pintrestissä Jaa LinkedIn:issä
Julkaistu kohteessa Aktiivikäyttäjät, Viikon Vinkki, Vinkit Merkitty: , ,

Kommentoi

Sähköpostiosoitettasi ei julkaista. Pakolliset kentät on merkitty *

*

Time limit is exhausted. Please reload CAPTCHA.

You may use these HTML tags and attributes: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>