Outlook: suodata ja löydä viestit nopeammin

Ei ole harvinaista, että joku saa päivän aikana parikin sataa sähköpostia. Ja kun se toistuu päivittäin ja viikoittain, niin hetken päästä Inboxissa (Saapuneet-kansio) onkin satoja, ellei tuhansia viestejä.

Ellei niitä ehdi käsitellä. Itsekin pyrin siihen, että Inboxissa olisi vain jatkokäsittelyä vaativat viestit, mutta viestien lista venyy välillä yllättävän pitkäksi.

Sähköpostien suodatus

Kun postien määrä kasvaa, halutun viestin löytäminen voi käydä haastavaksi. Yksi nopea tapa löytää sähköposteja on käyttää suodatusta eli filterointia. Sen avulla voit nopeasti saada esiin esim. lukemattomat viestit, tänään tulleet viestit tai vaikkapa sellaiset, joissa on liitteitä.

Sähköpostinäkymän Aloitus-välilehdeltä löytyy Suodata sähköposti -painike, jonka avulla voit nopeasti saada esiin viestejä tähän tyyliin:

Jos valitset esim. Tällä viikolla / tänään, Outlook aktivoi Haku-toiminnon, näyttää siinä hakuehdot ja suodattaa esiin tänään saapuneet viestit. Huomaa, että oletuksena Outlook hakee koko postilaatikosta (Nykyinen postilaatikko):

Valikosta voit kuitenkin valita, että Outlook hakee vain Inboxista (nykyinen kansio):

Jos valitset Lisää suodattimia…, Outlook aktivoi samaisen Haku-toiminnon ja siirtää kursorin hakukenttään. Kun kirjoitat hakusanaa, Outlook hakee lennossa ja osaa etsiä hakusanaa sekä viestin otsikkotiedoista että itse vartalosta. Haun laajuus on oletuksena koko postilaatikko, mutta sitä voi vapaasti muuttaa.

Aiemmat haut löytyvät kätevästi, kun napautat hakulaatikkoon:

Huomaa, että voit poimia Haku-välilehdeltä lisäehtoja ja siten tarkentaa hakua. Tässä suodatuksessa poimin sellaiset lukemattomat viestit, jotka ovat tulleet Mikolta ja sisältävät liitteitä:

  1. Valitsin Suodata sähköposti -listasta Lukematta.
  2. Napautin Hae-välilehdeltä Liitteitä-painiketta.
  3. Napautin Lähettäjä-painiketta ja kirjoitin lainausmerkkeihin mikko.

Suodatuksen jälkeen pääset normaalinäkymään Esc-painikkeella tai napauttamalla Hae-välilehden Sulje Haku -painiketta.

Voit estää Inboxin ruuhkautumista käyttämällä Sääntöjä ja viestien automaattista uudelleenohjaamista. Tässä artikkelissa olen kuvannut, miten voit kätevästi siirtää CC-viestit omaan kansioon ja palata niihin myöhemmin, paremmalla ajalla.

Erikoishaku (Advanced Find)

Loppuun tehokäyttäjän vinkki: tiesitkö, että Outlookissa on myös Erikoishaku vaativia ja monipuolisia hakuja varten? Sen avulla voit hakea lähes mitä tahansa ehtoa ja ominaisuutta käyttäen. Erikoishaku löytyy Haku-välilehden Hakutyökalut-listasta:

Kahdella ensimmäisellä välilehdellä (Viestit, Lisää vaihtoehtoja) on valmiita hakukenttiä/vaihtoehtoja. Lisäasetukset-välilehti sen sijaan sisältää Kenttä-painikkeen, jonka alta voit valita aihepiirin ja kentän, jonka mukaan hakea. Voit näin lisätä yllä olevaan luetteloon useita ehtoja ja löytää siten suurestakin massasta juuri oikean viestin käden käänteessä.

– Timo

Jaa tämä artikkeli:

Jaa Facebookissa Jaa Twitterissä Jaa Google+:ssa Jaa Pintrestissä Jaa LinkedIn:issä
Julkaistu kohteessa Aktiivikäyttäjät, Viikon Vinkki, Vinkit Merkitty: , ,

Kommentoi

Sähköpostiosoitettasi ei julkaista. Pakolliset kentät on merkitty *

*

Time limit is exhausted. Please reload CAPTCHA.

You may use these HTML tags and attributes: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>