Outlook: näin ohitat turhat keskustelut

Lounasaika lähestyy ja Inboxiin alkaa sataa viestejä eri vaihtoehdoista ja logistiikkajärjestelyistä. Joku on aloittanut ryhmäkeskustelun Outlookissa ja viestejä tulee tasaiseen tahtiin. Muuten ehkä ihan ok, mutta tänään sinulla on omia suunnitelmia ja siten keskustelu kuormittaa tarpeettomasti sähköpostiasi.

Viestien poisto manuaalisesti vie aikaa ja on ehkä vähän turhauttavaakin. Onneksi Office toi jo 2013-versiossa uuden ominaisuuden, jolla tehtävän voi helposti automatisoida.

Kyseessä on Ohita keskustelu -toiminto, jossa Outlookille voi kertoa, ettei halua enää nähdä tietyn keskustelun viestejä. Kun haluat ohittaa sinulle turhan keskustelun, toimi näin:

  1. Siirry Outlookin Inbox– näkymään.
  2. Valitse jokin viesti ohitettavasta keskustelusta.
  3. Napauta Aloitus-välilehden Ohita-painiketta (Ignore).
  4. Outlook muistuttaa, että valittu keskustelu ja kaikki siihen tulevat viestit siirretään automaattisesti Deleted Items -kansioon.
  5. Kun painat Ohita keskustelu -painiketta, Outlook siirtää kaikki ao. keskusteluun liittyvät viestit Deleted Items -kansioon.

Mikäli tulet toisiin ajatuksiin, voit palauttaa keskustelun Deleted Items -kansiosta Inboxiin:

  1. Siirry Deleted Items -kansioon.
  2. Valitse jokin keskusteluun kuuluva viesti.
  3. Napauta viestiä hiiren oikealla ja valitse Ohita (valinta menee pois päältä).
  4. Outlook muistuttaa, että keskustelun ohitus lopetetaan ja viestit siirretään Inboxiin.
  5. Kun painat Lopeta keskustelun ohitus -painiketta, Outlook palauttaa kaikki ao. keskusteluun liittyvät viestit Inboxiin.

Kokonaan toinen asia sitten on, kannattaako tällaisia keskusteluita käydä sähköpostissa… Lync- / Skype for Business -pikaviestimessä voi helposti aloittaa ryhmäkeskustelun ja päästä vähintään yhtä kätevästi samaan lopputulokseen. Samalla sähköpostin käsittelyyn kuluva aika vähenee ja se voidaan käyttää johonkin tuottavampaan tai tähdellisempään toimintaan.

– Timo

Jaa tämä artikkeli:

Jaa Facebookissa Jaa Twitterissä Jaa Google+:ssa Jaa Pintrestissä Jaa LinkedIn:issä
Julkaistu kohteessa Aktiivikäyttäjät, Viikon Vinkki, Vinkit Merkitty: , ,

Kommentoi

Sähköpostiosoitettasi ei julkaista. Pakolliset kentät on merkitty *

*

Time limit is exhausted. Please reload CAPTCHA.

You may use these HTML tags and attributes: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>