Outlook: 6 kalenterivinkkiä tuottavampaan tiimityöskentelyyn

Tiimityöskentelyssä ja oman ajan hallinnassa kalenteri on keskeisessä roolissa. Yhteisille kokouksille tulisi löytyä aikaa ja samalla omatkin hommat pitäisi ehtiä tehdä. Kokouksia voi olla eri puolilla taloa (tai eri puolilla kaupunkia) peräjälkeen ja kaikkiin pitäisi ehtiä ajoissa, puhumattakaan niihin valmistautumisesta.

Seuraavassa on muutamia vinkkejä, joita hyödyntämällä voit parantaa ajanhallintaa ja tuottavuutta. Hyvällä suunnittelulla ja ennakoinnilla kokoukset sujuvat paremmin ja tärkeille töille löytyy oma aikansa. Stressitasokin saattaa laskea.

Varaa aikaa omille töille

Jos et varaa aikaa omille töille, kokoukset varastavat helposti leijonanosan viikkotyöajasta. Ja sitten tärkeät tehtävät ovat joko myöhässä tai jäävät iltaan / viikonloppuun. Tiedän, että monet tekevät kokouksien aikana muita töitä, mutta se ei liene hyvä tapa kummankaan kannalta. Mieluummin lyhyitä ja tehokkaita kokouksia, ja oma aika suunnittelulle, dokumentaatiolle, esitysten teolle jne.

Käytä out-of-office (OOO) –toimintoa

Laita out-of-office (OOO) päälle, kun olet lomalla, matkoilla tai muuten poissa. Muista myös Outlookin Recurrence-ominaisuus (toistuvat tapaamiset), kun olet toistuvasti tiettyyn aikaan harrastusten parissa, tai kun haluat merkitä vaikka matka-ajan kalenteriin.

Ota mobiili kalenteri käyttöön

Monelle tämä onkin jo arkipäivää, mutta mainittakoon vielä: kun lisäät Exchange-tilin älypuhelimeen, voit hallita Outlookin kalenteria milloin ja mistä vain. Näin sähköpostit ja kalenteri ovat aina käden ulottuvilla, ja tapahtumien seuraaminen & hallinta helpottuvat huomattavasti. Huomaa, että voit helposti säätää sähköpostitilin synkronointia. Siten voit varmistaa, että Outlook ei piippaa väärään aikaan ja häiritse vapaa-aikaa tai yöunia.

Varaa puskuriaikaa kokousten väliin

Jos mahdollista, varaa ylimääräinen 5-10 minuuttia kokouksen molemmin puolin. Siten ehdit avata etäyhteydet ja valmistautua kokoukseen, ja toisaalta siirtyä seuraavaan kokoukseen ajoissa. Jos toimit puheenjohtajana, päätä kokous hieman etuajassa ja anna näin kaikille hieman aikaa kokousten väliin. Vaikka vain käydä juoma-automaatilla.

Pidä taukoja

Vaikka aikataulut painavat päälle, pidä taukoja. Pieni happihyppely tai keppijumppa laittaa veren kiertämään ja mielikin virkistyy, kun välillä miettii ihan muita asioita. Aikataulutusta voi myös miettiä siltä pohjalta, kuinka monta (tuottavaa ja mielekästä) kokousta on päivän maksimi. Eli montako jaksaa kunnolla vetää tai moneenko oikeasti ehtii kunnolla valmistautua. Ja sitten tekee lopun aikaa muita asioita.

Käytä muistutuksia ja tarkistuspisteitä

Voit käyttää kalenterimuistutuksia ja siten varmistaa tärkeiden projektien valmistuminen ajoissa. Äläkä unohda varata niiden työstämiseen riittävästi aikaa.

Tämä artikkeli perustuu Office 365 –tiimin julkaisemaan blogiin paremmasta tiimityöskentelystä ja tuottavuudesta.

– Timo

Jaa tämä artikkeli:

Jaa Facebookissa Jaa Twitterissä Jaa Google+:ssa Jaa Pintrestissä Jaa LinkedIn:issä
Julkaistu kohteessa Aktiivikäyttäjät, Viikon Vinkki, Vinkit Merkitty: , ,

Kommentoi

Sähköpostiosoitettasi ei julkaista. Pakolliset kentät on merkitty *

*

Time limit is exhausted. Please reload CAPTCHA.

You may use these HTML tags and attributes: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>