Word 2016: rakenne kuntoon käden käänteessä

Kollegan kanssa työstimme erästä Word-dokkaria ja tajusin taas kerran, miten kätevä työkalu Wordissa on rakenteen hallintaan. Ennen kuin olimme molemmat tyytyväisiä 20-sivuisen asiakirjan rakenteeseen ja esitystapaan, lukuja ja kappaleita piti siirtää moneen kertaan.

Noh, mikä tuo työkalu sitten on ja miten näppärästi se toimii?

Vastaus on siinä mielessä tylsä, että työkalu ei ole aivan uusi… Mutta sitäkin parempi ja turhan vähän tunnettu. Kyseessä on siis Siirtyminen-paneeli, jossa voit vedä ja pudota –tekniikalla järjestellä dokumentin uuteen uskoon todella nopeasti. Jopa sekunneissa.

Otsikkotasojen siirtäminen vedä ja pudota -tekniikalla

Siirrä asiakirjan otsikkotasoja (ja niiden alla olevia tekstejä) näin:

  1. Avaa Word.
  2. Avaa asiakirja, jota haluat käsitellä.
  3. Paina Ctrl+F (Find), jolloin Word avaa Siirtyminen-paneelin ruudun vasempaan reunaan.
  4. Valitse Otsikot-välilehti. Word näyttää asiakirjan otsikkorakenteen seuraavasti:
  5. Ota hiirellä kiinni siirrettävästä otsikkotasosta ja vedä haluttuun paikkaan. Tässä esimerkissä haluan siirtää Catalog Security –kohdan ensimmäiseksi, heti Access Control –pääkohdan alle.
  6. Huomaa, miten valkoinen vaakaviiva näyttää siirron aikana kohdan, johon otsikkotaso siirtyy.
  7. Tässä Catalog Security vedä ja pudota –operaation jälkeen:

Asiakirjan sisältöä voi siirtää myös perinteisesti Leikkaa ja Liimaa (Cut and Paste) –tekniikalla, mutta Siirtyminen-paneelin käyttö on turvallisempaa. Kaikki otsikkotason alla oleva teksti ja muu sisältö siirtyvät helposti ja varmasti uuteen paikkaan. Edes tyhjiä rivejä ennen tai jälkeen ei tarvitse poistaa.

Tässä kuvaa asiakirjasta, jossa vedin hiirellä Catalog Security –kohdan uuteen paikkaan, Access Control –otsikon alle:

Otsikkotyylit ja paneelin toiminta

On hyvä huomata, että Word muodostaa Siirtyminen-paneelin rakenteen otsikkotyylien perusteella (Otsikko 1, Otsikko 2, Otsikko 3 / Heading 1, Heading 2, Heading 3 jne.). Näin ollen otsikkotasojen näkyminen ja siirtäminen edellyttävät tyylien käyttämistä. Ja vastaavasti: jos tyylejä ei käytä, tätä toiminnallisuutta ei voi hyödyntää.

Paneelissa on mahdollista näyttää vain haluttu otsikkotaso ja siten helpottaa edelleen tasojen käsittelyä:

  1. Napauta jotain otsikkotasoa hiiren oikealla.
  2. Valitse Näytä otsikkotasot….
  3. Valitse näytettävä otsikkotaso.

– Timo

Jaa tämä artikkeli:

Jaa Facebookissa Jaa Twitterissä Jaa Google+:ssa Jaa Pintrestissä Jaa LinkedIn:issä
Julkaistu kohteessa Aktiivikäyttäjät, Viikon Vinkki, Vinkit Merkitty: , ,

Kommentoi

Sähköpostiosoitettasi ei julkaista. Pakolliset kentät on merkitty *

*

Time limit is exhausted. Please reload CAPTCHA.

You may use these HTML tags and attributes: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>