Outlook: 5 tapaa viestiä paremmin

Outlookin sähköposti on monelle tuttu työkalu, mutta miten viestiä tehokkaammin ja saada parempia vaikutuksia aikaan?

Seuraavassa olen listannut 5 asiaa, joihin kannattaa kiinnittää huomiota. Joskus pääsee aika pitkälle ihan sillä, että tekee perusasiat kunnolla.

Perusta yritykselle oma sähköpostiosoite

Hanki yritykselle oma sähköpostiosoite ja osoita, että olet vakavasti otettava toimija. Yrityksen nimeä kantava osoite (etunimi.sukunimi@yritys.fi) herättää luottamusta ja antaa ammattimaisen kuvan.

Käytä To-, Cc- ja Bcc-kenttiä oikein

Vältä Kopio- ja Piilokopio (Cc / Bcc)-kenttien käyttöä, ellei viestin lähettäminen tiedoksi ole todella tarpeellista. Helposti käy myös niin, että vastaanottajat vastaavat viestiin Vastaa kaikille (Reply All) –toiminnolla, jolloin turhaa postia kertyy yhä enemmän.

Käytä myös kenttiä oikein. Vastaanottaja (To)-kentässä ovat varsinaiset vastaanottajat, joilta voidaan edellyttää vastaamista tai toimenpiteitä. Kopio (Cc)-kentässä oleville viesti on vain tiedoksi. Piilokopio (Bcc)-kenttä toimii samoin kuin Kopio, mutta muut eivät tiedä heidän saaneen viestiä.

Vinkki Piilokopio (Bcc)-kentän käyttöönottoon: 1) avaa uusi viesti, 2) valitse Asetukset (Options)-välilehti, 3) napauta Piilokopio-painiketta, jolloin kenttä tulee näkyviin:

Laita viestiin kuvaava otsikko

Selkeä ja kuvaava otsikko kannustaa avaamaan viestin. On hyvä muistaa, että monet käyttäjät saavat todella paljon postia ja saattavat käsitellä viestit (ainakin alustavasti) pelkän otsikon perusteella. Kuvaava otsikko kertoo muutamalla sanalla, mistä viestissä on kysymys ja helpottaa vastaanottajan työtä. Voit korostaa viestin tärkeyttä myös Suuri tärkeys (High Importance)–merkinnällä, mutta ole tarkkana sen käytön suhteen. Muuten se menettää tehonsa.

Mieti rakennetta ja kirjaa selkeät Next Steps

Jos tarvitset kysymykseen vastauksen tai esität pyynnön, tee se viestin alussa. Mieti rakenne loogiseksi ja erota selkeästi listat, kysymykset, kommentit ja annetut tehtävät. Pyri tiiviiseen, mutta selkeään kieleen. Muista olla aina kohtelias ja korrekti, sillä kirjoitettu viesti on paljon tehokkaampi kuin suullinen.

Oikolue viesti

Outlookin oikoluku säästää selviltä kirjoitusvirheiltä ja sitä kannattaa käyttää. Mutta sen lisäksi viesti kannattaa lukea läpi ja kiinnittää huomiota seuraaviin:

  • Onko liitteet mukana, jos niitä piti olla?
  • Onko viestin sävy oikea / sopiva?
  • Onko viesti helppolukuinen ja selkeä?
  • Onko tehtävät ja seuraavat askeleet kirjattu selkeästi?
  • Jos huumoria / sarkasmia on viljelty, niin ymmärtäähän vastaanottaja sen oikein?

Hyvät sähköpostikäytännöt ovat yllättävän yksinkertaisia, mutta tuottavat tulosta. Yksi laadukas viesti voi viedä asian maalin kertaheitolla ja säästää kaikkien aikaa merkittävästi.

– Timo

Jaa tämä artikkeli:

Jaa Facebookissa Jaa Twitterissä Jaa Google+:ssa Jaa Pintrestissä Jaa LinkedIn:issä
Julkaistu kohteessa Aktiivikäyttäjät, Viikon Vinkki, Vinkit Merkitty: , ,

Kommentoi

Sähköpostiosoitettasi ei julkaista. Pakolliset kentät on merkitty *

*

Time limit is exhausted. Please reload CAPTCHA.

You may use these HTML tags and attributes: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>